В инвестиционную группу входят инвестиционная компания, управляющая компания и консалтинговая фирма, обладающие всеми необходимыми лицензиями для работы на финансовых рынках.
В компании "Энергокапитал", был успешно завершен проект внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП".
Основным фактором для запуска проекта по оптимизации системы документооборота в данной организации, послужил значительный объем бумажных документов, непрозрачность движения документов, большие потери времени на согласование документов в бумажном виде, трудности при работе с удаленными подразделениями.
Целью проекта, являлось построение системы электронного документооборота, позволяющей решать следующие задачи:
• обеспечение единой базы для хранения всех видов документации;
• сокращение количества бумажных внутренних документов;
• сокращение издержек на обработку всех видов документов;
• контроль процесса формирования и согласования документов с учетом всех версий;
• мониторинг выполнения сотрудниками поручений и задач;
Причины выбора системы 1С:Документооборот 8 КОРП:
1. Удобный интуитивно-понятный интерфейс;
2. Максимальный вывод бумажных документов из оборота компании;
3. Система должна иметь возможность соединить через Интернет разнесенные географически офисы;
4. Система должна позволять удаленную работу сотрудника через ноутбук и IPad;
5. Система должна иметь сквозную внутреннюю техническую нумерацию документов;
6. Система содержит в себе реквизиты документов (регистрационную карточку), файлы документов (включая их версии), сканы документов и является их электронным хранилищем;
Специфика работы отрасли и требования к системе:
Сложная структура компании "Энергокапитал", с часто меняющимся составом штата, влияющая на принципы организации системы прав доступа к объектам системы, ролевой адресации и делегирования прав. Также, это увеличило сложность настройки внешних форм для каждого пользователя и настройки доступности полей по состоянию документа.
Автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы:
• Взаимодействие подразделений (согласование даты и времени мероприятий, типовое задание, задание (распоряжение), совещание, рабочая группа, проект, комитет (правление, СД, собрание акционеров));
• Делопроизводство (приказ, доверенность, договор, служебный запрос, служебная записка, информационное сообщение, протокол, регламентирующий документ);
• Канцелярия (входящая и исходящая корреспонденция).
В результате реализации проекта предприятие получило следующие результаты:
- все документы находятся в единой системе, утеря информации невозможна;
- стал возможным оперативный контроль процесса обработки документов: в любой момент времени можно определить, где находится документ на данный момент и в какой он стадии готовности;
- организован электронный архив документов, настроена связь всех видов документов, участвующих в едином процессе;
- исключена необходимость хранить копии документов в каждом отделе, участвующем в согласовании;
- существенно сократилось время на обработку документов;
- с помощью отчетов по исполнительской дисциплине стало возможным увидеть текущие задачи сотрудников, какие задачи просрочены, кто часто задерживает движение документа по процессу, то есть - оценить эффективность работы отдельного сотрудника или структурного подразделения;
- при изменении документа фиксируется номер версии, и сотрудники всегда работают только с последней актуальной версией.
Автоматизированных, на текущий момент рабочих мест: 50.
В рамках договора сопровождения ведётся поддержка пользователей Клиента, поставлена задача по обновлению конфигурации.
В планах – развитие системы отчетности, оптимизация существующих процессов и перевод их в новую редакцию системы (1С:Документооборот КОРП 1.3).