Управление денежными средствами начинается с разработки бюджета движения денежных средств, который представляет собой собственно план финансирования, относительно которого будет регулироваться деятельность предприятия в планируемом периоде (Подробнее о системе бюджетирования)
Следующим шагом в управлении денежными средствами является формирование платежного календаря, который представляет собой результат оперативного планирования поступления и расходования денежных средств по разным направлениям деятельности.
Платежный календарь на многих предприятиях служит своеобразным законом, по которому осуществляются все текущие платежи. И при его формировании очень важно соотносить текущие планы с бюджетом.
Результат исполнения планов – оформление платежных документов, регистрация фактического движения денежных средств. И на основании фактических данных – анализ денежных потоков. Цель анализа денежных потоков - это, прежде всего, анализ финансовой устойчивости и доходности предприятия. Такой анализ позволяет увидеть воздействие текущей, инвестиционной и финансовой деятельности компании на состояние ее денежных средств за определенный период и позволяет объяснить изменения денежных средств за этот период. Кроме того, отчет помогает руководству планировать инвестиционную и финансовую политику компании.
Одним из немаловажных факторов управления денежными средствами является управление дебиторской и кредиторской задолженностью. И здесь для эффективной деятельности необходима система оперативного учета и многостороннего анализа задолженности, взаимоотношений с контрагентами.
Поскольку денежные средства компании подобны ее кровеносной системе, деятельность такой системы необходимо постоянно контролировать, предсказывать ее состояние на будущее, при необходимости корректировать текущее состояние. И для этих целей критично наличие полноценной системы управления денежными средствами.
Практически все современные предприятия обладают системами оформления платежных документов (различные банковские системы). Это позволяет оперативно работать с банками и получать информацию об остатках на банковских счетах (на каждом – отдельно).
Очень многие используют системы учета для регистрации фактического движения денежных средств, которые дают возможность видеть остатки и движения денежных средств по компании в целом (если весь учет ведется в единой системе). Но чаще всего это системы бухгалтерского учета, который ведется в соответствии с требованиями регламентированного учета, а не управления предприятием. То есть возможности анализа денежных потоков в таких системах ограничены и не всегда коррелируют с потребностями бизнеса.
Часто на предприятиях существуют отдельные системы управления финансами, где ведется планирование движения и учет денежных средств параллельно с системой бухгалтерского учета. При этом усложняется процедура контроля и анализа задолженности, возможно расхождение данных в двух разных системах, бухгалтерии и финансового отдела (казначейства), что отрицательно сказывается на возможности эффективного управления финансовым состоянием предприятия.
Таким образом, единая система планирования и учета движения денежных средств является жизненно необходимой для современного бизнеса.
Грамотным решением проблем управления финансами компании является многоступенчатая система планирования и учета денежных средств:
- Планирование денежных средств на основании бюджетов компании – формирование бюджета движения денежных средств. При этом требуется разработка структуры статей бюджета, позволяющих сопоставлять движение денежных средств с остальными бюджетами компании.
- Лимитирование определенных статей движения денежных средств – т.е. установление ограничения на расходование денег по этим направлениям.
- Заявочная система оперативного планирования движения денежных средств, включающая процедуру прохождения заявок на платежи и согласования их с бюджетом и лимитами.
- Формирование оперативного платежного календаря на основании оперативного планирования движения денежных средств.
- Формирование платежных документов и регистрация их фактического прохождения через банк/кассу.
- Средства и формы гибкой системы анализа движения денежных средств, в т.ч. план-фактного, структурного, ретроспективного анализа.
- Средства учета и анализа дебиторской и кредиторской задолженности – по объемам, срокам, договорной дисциплине.
- Интеграция системы управления денежными средствами с системой оперативного учета и управления предприятием.
Такой комплекс средств требует четкой постановки и качественной автоматизации с использованием так называемых "лучших практик", воплощенных в современных программных продуктах.
В результате внедрения системы управления финансами отдел казначейства, руководство компании получат мощный механизм по контролю, эффективному планированию и использованию денежных средств.
