«Проблемы, связанные с бизнесом, похожи на мышей. Они незаметны до тех пор, пока не начинают грызть ваш сыр»
Итан Рассиел «McKinsey»
Система бюджетирования – наилучшая мышеловка для отлавливания проблем бизнеса. Под бюджетированием мы понимаем не только планирование, но и учет исполнения плановых показателей, являющийся основой для корректировки планов и управленческих решений. Правильно разработанная система бюджетирования позволяет:
- систематизировать задачи бизнеса,
- связать все задачи с конкретными целями фирмы,
- четко определить ответственных за выполнение задач,
- оценивать направление своей деятельности и корректировать цели и задачи бизнеса.
Таким образом, бюджетирование является инструментом, который позволяет спланировать и оценить эффективность работы подразделений компании, направлений деятельности или бизнес-процессов. Именно поэтому бюджетирование давно и активно используется как технология управления компаниями.
Компании, у которых отсутствует автоматизированная система бюджетирования, страдают от информационного голода, а это влечет за собой серьезные риски, потерю прогнозируемости и управляемости, что особенно серьезно в современных условиях.
Принятие решения о внедрении бюджетирования – это серьезный шаг к новой модели управления компанией. Следует отметить, что бюджетирование является достаточно сложной организационной техникой. Организация бюджетного управления требует вовлечения значительного количества менеджеров на всех уровнях. При этом внедрение системы бюджетного управления определяется философией первого лица компании. Не все руководители психологически готовы к делегированию финансовой ответственности за результат деятельности и предпочитают вмешиваться в оперативное управление компанией. Не все заместители профессионально готовы принять на себя финансовую ответственность, по сути, стать руководителями бизнес-единиц.
При внедрении бюджетирования каждое подразделение компании наделяется финансовой ответственностью за результат своей деятельности, что позволяет изменить ментальность руководителя подразделения и превратить его в "предпринимателя". Поэтому во многих случаях требуется постепенный переход к бюджетному управлению.
Система бюджетирования обеспечивает концентрацию усилий всех подразделений компании на достижении общих целей и является серьезным конкурентным преимуществом для любой компании.
I. Как любая процедура, бюджетирование должно выполняться по заранее утвержденным правилам. Следовательно, в первую очередь необходимо выработать и утвердить единые правила, на основе которых и будет строиться система бюджетирования:
- методологию планирования и учета;
- финансовую структуру;
- структуру бюджетов и их взаимосвязи;
То есть должно быть разработано "Положение о системе бюджетирования" компании. При этом следует добиться, чтобы эти правила:
а) заработали,
б) были формализованы в той степени, которая достаточна для их последующей автоматизации,
в) позволяли оперативно регистрировать их фактическое исполнение.
II. Регламент бюджетирования, сам бюджет, система мотивации – все это нужно утверждать внутрифирменными приказами, которые должны строго соблюдаться. Таким образом, вторая составляющая бюджетирования – это организационные процедуры. Эти процедуры должны быть выполнимы, а система регистрации обязана обеспечивать возможность контроля и прослеживаемости их исполнения.
III. Третий ключ к успеху – автоматизация всего процесса бюджетирования. Ведь каким бы значительным ни был объем управленческой информации, обработать его нужно вовремя. В современном бизнесе вчерашние данные никому не нужны. Необходим анализ сегодняшних показателей и прогноз на завтра, послезавтра, на месяц вперед и т. д. Автоматизация бюджетирования – это прежде всего автоматизация планирования. По сути, это автоматизация тех процедур, которые расписаны в регламенте по бюджетированию.
В результате полностью внедренная система бюджетирования позволит:
- прогнозировать и анализировать различные варианты развития компании
- оперативно отслеживать отклонения от заданных целевых значений и выявлять тенденции развития
- повысить ответственность менеджеров компании за результат деятельности вверенных им бизнес-единиц.
